A Norma Regulamentadora nº 01, que estabelece as diretrizes gerais sobre segurança e saúde no trabalho, foi atualizada pela Portaria MTE nº 1.419, publicada em 27 de agosto de 2024, e entrará em vigor em 26 de maio de 2025. Essa atualização traz impactos diretos para a gestão empresarial, especialmente no que se refere à condução das rotinas de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) dentro das empresas.

O novo texto da NR 01 fortalece a gestão de riscos ocupacionais e amplia a responsabilidade das empresas na proteção dos trabalhadores. Uma das principais alterações está na consolidação da obrigatoriedade do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), que agora possui diretrizes mais robustas, exigindo uma abordagem mais precisa na identificação de perigos e na avaliação dos riscos presentes no ambiente laboral.

A partir dessa atualização, a avaliação dos riscos deverá ser realizada com critérios objetivos, considerando a gravidade dos impactos e a probabilidade de ocorrência. Isso significa que o processo de priorização das ações preventivas passa a ser mais técnico e estruturado, com a necessidade de acompanhamento constante e revisões periódicas das medidas adotadas.

O ponto de maior atenção para as empresas é a inclusão dos fatores psicossociais no escopo do gerenciamento de riscos. A partir de maio de 2025, a gestão de SST não poderá mais se limitar aos riscos físicos, químicos e biológicos. Será indispensável mapear e controlar também os fatores que impactam diretamente a saúde mental dos colaboradores, como sobrecarga de trabalho, pressão excessiva por metas, conflitos interpessoais, insegurança quanto à estabilidade no emprego e restrições quanto à autonomia na execução das atividades.

A legislação passa a exigir, de forma objetiva, que as empresas desenvolvam mecanismos formais para identificação desses fatores. Isso inclui a realização de diagnósticos organizacionais, aplicação de pesquisas de clima, treinamentos direcionados e, sobretudo, a criação de canais estruturados para acolhimento de demandas relacionadas a desconfortos e conflitos no ambiente de trabalho.

Além disso, a norma estabelece que o PGR deverá ser revisado no prazo máximo de dois anos, salvo no caso de empresas certificadas em sistemas de gestão de SST, que poderão realizar essa revisão a cada três anos. Esse ponto exige do empresário um olhar mais atento e disciplinado sobre a manutenção dos processos de segurança, evitando a adoção de práticas meramente formais.

Para microempresas, empresas de pequeno porte e MEIs classificados nos graus de risco 1 e 2, mantém-se a possibilidade de dispensa da elaboração do PGR, desde que não haja exposição a agentes físicos, químicos ou biológicos. No entanto, essa dispensa não afasta a obrigatoriedade da realização dos exames médicos ocupacionais, bem como do cumprimento de outras obrigações correlatas.

Outro avanço importante trazido pela Portaria é a regulamentação da digitalização de documentos de SST. A partir da vigência da norma, será possível manter arquivos digitais, desde que sejam observados os requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica, com certificação digital no padrão ICP-Brasil.

O empresário deve estar ciente de que as mudanças demandam uma revisão integral dos programas de segurança existentes. Isso inclui adequar os procedimentos internos, capacitar gestores e equipes, ajustar contratos com prestadores de serviços especializados em SST e, especialmente, revisar o fluxo de gestão documental à luz das novas regras de digitalização.

As exigências não se limitam ao cumprimento formal da norma, mas sim à adoção de uma postura gerencial efetiva, que incorpora a gestão dos riscos psicossociais como elemento fundamental para a preservação da saúde dos colaboradores e a continuidade sustentável da atividade empresarial.

A partir de 26 de maio de 2025, o não atendimento às novas obrigações poderá resultar em autuações, sanções administrativas e aumento da exposição a passivos trabalhistas. Este é, portanto, o momento oportuno para que as empresas façam um diagnóstico completo de seus processos de SST, promovendo as adequações necessárias e fortalecendo sua governança corporativa na área de segurança e saúde no trabalho.