Recentemente, veio a público o caso de uma delegacia que descartou de forma totalmente inadequada documentos sigilosos, incluindo boletins de ocorrência, dados pessoais, impressões digitais e fotos de investigados. Esses materiais foram encontrados em via pública, próximos à unidade policial. Embora tratada como um erro isolado, a situação revela uma falha séria de gestão documental e levanta preocupações reais sobre o risco de vazamento de informações.

A fase de descarte de documentos não deve ser tratada como uma formalidade. Trata-se do encerramento do ciclo de vida de um dado, e exige tanto cuidado quanto as etapas de coleta, uso e armazenamento. Dados pessoais continuam protegidos mesmo quando já não são mais necessários para a finalidade original. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é explícita nesse ponto: o tratamento de dados inclui o descarte seguro e rastreável.

Descuidos nessa etapa podem gerar consequências sérias. A exposição de informações sensíveis compromete a privacidade dos envolvidos, pode resultar em incidentes de segurança, sanções legais e prejuízos reputacionais. Quando não há controle sobre o que é descartado e como isso é feito, a organização se expõe de maneira perigosa.

É fundamental que empresas, órgãos públicos e profissionais que lidam com dados adotem práticas claras de gestão documental. Isso envolve identificar quais documentos contêm informações pessoais, definir prazos legais de retenção, implementar protocolos de descarte como fragmentação ou incineração, manter registros do processo e capacitar as equipes envolvidas.

O erro não está apenas na exposição final, mas na ausência de uma política bem estruturada. O documento que já cumpriu sua função ainda exige cuidado, especialmente se contiver dados pessoais ou sensíveis. A proteção da informação vai além do uso ativo; ela se estende até o seu correto descarte.

Se sua organização ainda não possui procedimentos para eliminação segura de documentos, esse é o momento de agir. Prevenir vazamentos e respeitar a legislação não é apenas uma obrigação jurídica, mas também uma demonstração de responsabilidade institucional. Ao estruturar uma política documental eficiente, protegemos não apenas dados, mas também a confiança de todos que confiam seus dados às nossas mãos.